Anwenderbericht: CYTEL.iBX bei
den Technischen Werken Schussental (TWS)

Das Unternehmen: Technische Werke Schussental

Als modernes Unternehmen sind die Technischen Werke Schussental (TWS) mit rund 100 Mitarbeitern in den Sparten Energie, Wasser und Dienstleistungen tätig. Die Technischen Werke Schussental sind engagiert  für die Erhaltung und die Verbesserung der Lebensqualität in der Region. Das Ziel der TWS ist es, den Menschen in der Region größtmögliche Sicherheit bei der hochwertigen Versorgung mit Energie, Wasser und Dienstleistungen zu garantieren. Die Nähe zum Kunden ist dabei für die TWS als regional ausgeprägtes Unternehmen selbstverständlich. Als naheliegendes Unternehmen verfolgt die TWS auch in schwierigen Zeiten eine aktive und offene Kommunikationspolitik. Informationen über energieeffizientes Handeln, innovative Techniken und die Fördermöglichkeiten durch die TWS sind auf Foren, Veranstaltungen und auf den regionalen Messen erhältlich.

Eine veraltete Telefonanlge und die Herausforderung

Die vorhandene Alcatel-Telefonanlage stammte aus den 70er Jahren und war völlig veraltet. „Es war schwer Ersatzteile oder neue Systemtelefone für neue Mitarbeiter zu erhalten.“, erinnert sich Frank Thurner, IT-Leiter bei TWS. „Zudem gab es nur noch wenige Serviceunternehmen die überhaupt in der Lage waren das vorhandene System zu warten und Änderungen vorzunehmen.“. Der Neubau des Bürogebäudes im August 2006 war letztlich dann der Auslöser für die Technischen Werke Schussental auch die Telefoninfrastruktur zu erneuern und das gesamte Unternehmen auf ein modernes System umzustellen.

In der dreimonatigen Evaluierungsphase, über welche Telefonanlage zukünftig die Kommunikation der Technischen Werke abgebildet werden soll, gab es klare Anforderungen an das System. Dazu gehörten insbesondere eine hohe Zuverlässigkeit, da die Notrufsysteme über die neue Anlage laufen, sowie eine nahtlose Integration in das vorhandene System Consolidate C4. Eine intelligente Rufeingangverteilung und eine intuitive Bedienung furch die Mitarbeiter wurde als selbstverständlich vorausgesetzt. Bei der Auswahl konzentrierte man sich in erster Linie auf klassische ISDN und Hybridanlagen diverser Hersteller, sowie auf die Softwarebasierte, reinrassige VoIP Telefonanlage CYTEL.iBX. Die Auswahl wurde aufgrund von Kundenreferenzen, persönlicher Präsentationen, Anschaffungspreis und Service getroffen.

Die Entscheidung

CYTEL.iBX VoIP Telefonanlage für Microsoft® Windows® als Hauptanlage mit 30 externen ISDN-Leitungen und 32 internen S0 (interner NTBA). Auf den Arbeitsplätzen wurde CYTEL.iBX Office als CTI-Client und zur Steuerung der IP-Tischtelefone installiert. Als Endgeräte wurden 140 Stück snom 320 und snom 360 IP-Telefone eingesetzt. Bei den angeschlossenen Headsets handelt es sich um 20 Stück Plantronice CS60 (schnurlos), die in die snom Telefone eingeschleift wurden. Für das Dectnetzwerk wurde eine Telefonanlage von Avaya an die Hauptanlage CYTEL.iBX angeschlossen. Der Schritt Avaya als Dect-Netz zu nutzen war seinerzeit notwendig, da der Markt zu dem Zeitpunkt noch über keine derart ausgereifte SIP nach Dect Lösung verfügte.

Die Installation der VoIP Telefonanlage CYTEL.iBX und der Endgeräte wurde direkt vom Hersteller ausgeführt. Gleichzeitig mit der Installation wurde der IT-Leiter Herr Thurner geschult, so dass er die Wartung und Pflege der Telefonanlage zukünftig Inhouse durchgeführt werden kann. Das Ergebnis daraus ist eine Senkung der laufenden Kosten für die Wartung, Pflege und auch Erweiterungen und Änderungen an der Telefonanlage. Der optionale und kostengünstige Updatevertrag garantiert darüber hinaus, dass das Kommunikationssytem immer auf den neuesten und mordernsten Stand ist.

Rollout und Fazit

Durch die exzellente Projektplanung durch Herrn Frank Thurner, IT-Leiter bei TWS und die in CYTEL.iBX eingebrachte Möglichkeit viele Konfigurationseinstellungen im Vorfeld zu leisten, war das eigentliche Rollout beim Kunden – einem Unternehmen mit 140 Nebenstellen (teilweise mit Headsets) und ca. 60 Dect-Endgeräten dann innerhalb 1,5 Tage abgeschlossen. Die Installation des CTI-Clients wurde nach dem Umzug der Mitarbeiter in das neue Gebäude von Herrn Frank Thurner in Eigenregie durchgeführt.

„Wir sind mit der Telefonanlage CYTEL.iBX sehr zufrieden. Die Lösung läuft seit Anfang September 2006 stabil und ist intuitiv zu bedienen. Wichtig bei der Durchführung eines solch komplexen Projektes ist jedoch, eine genaue Planung. Das betrifft insbesondere die Organisation der Eingansroutings, den Aufbau der Notrufzentrale und wie man die Vielzahl an neuen Funktionen optimal und gewinnbringend in die Unternehmensabläufe integrieren kann. Für uns haben sich mit CYTEL.iBX zahlreiche Verbesserungen ergeben – eine bedeutende dabei ist die exzellente Integration von CYTEL.iBX in unsere Dokumentenmanagementlösung Consolidate C4. Neu war für unsere Mitarbeiter allerdings das „plötzlich gestiegene“ Telefonaufkommen. Dies war einfach damit zu erklären, dass durch das intelligente Callrouting immer ein Mitarbeiter persönlich vom Kunden erreicht werden konnte. Früher hingegen hörte der Anrufer in der Situation das Besetztzeichen. Uns wird dadurch deutlich, dass wir mit der neuen VoIP Telefonanlage auch den Service und die Erreichbarkeit für unsere Kunden steigern konnten.